Herramientas digitales perfectas para tu evento, ya sea para utilizar durante la etapa de la planificación como para el día del evento. Son herramientas tecnológicas que están imponiéndose en el mundo de los organizadores, la mayoría se puede usar gratuitamente y presentan resultados increíbles. Escribiré sobre software de gestión online, plataformas para enviar emails masivos, sitios que almacenan datos, aplicaciones para agilizar el ingreso de las personas el día del evento, herramientas para transmitir en vivo, etc. ¡Conocé todo lo que necesitás para hacer de tu evento el mejor de todos!

Herramientas tecnológicas para eventos

Previo al evento, te recomiendo usar Eventbrite para gestionar la venta de entradas/inscripciones online, ofrecer varios medios de pago (tarjetas y cupones de pago) promocionar el evento, tener el control de todos los datos de los participantes y del dinero que ingresa, entre otras cosas.

Eventbistro es una herramienta digital que te permite vender en Facebook las entradas o inscripciones de tu evento. Mediante una simple integración podés insertar en una fanpage el formulario de compra o inscripciones de tu evento. Si creaste tu evento en Eventbrite en simples pasos podés habilitar el formulario en la fanpage de tu evento. Y, como si fuera poco, podés añadir, también a Facebook, tus próximos eventos.

MailChimp es una herramienta muy utilizada para marketing. Es apta para administrar listas de suscriptores, crear campañas de emails y obtener informes precisos de esas campañas. Si querés probar este servicio gratis, podés enviar un máximo de 12.000 emails por mes y tener un máximo de 2.000 suscriptores.

Zapier es un servicio ideal para automatizar tareas fácilmente, cualquier persona lo puede usar. Te permite ahorrar tiempo y tener todo en un sólo lugar. Sincronizá calendarios, creá tareas, añade emails nuevos a una lista de MailChimp, publicá en tus redes diversos mensajes que tenés escritos en una plantilla u hoja, envía invitaciones por LinkedIn… En fin, Zapier integra varias apps como: Google Sheets, Twitter, Facebook, MailChimp, Eventbrite, Salesforce, Google calendar, Evernote, etc.

Salesforce es una herramienta muy variada, permite tener a mano datos de tus eventos, hacerles un seguimiento a los participantes y a las diversas campañas de marketing. Podés sincronizar los datos de tu cuenta de Eventbrite y pasar información a la misma para crear eventos asociados a campañas de marketing.

Por otro lado, para el día del evento te recomiendo estas soluciones:

Eventbrite Organizador es una app de descarga gratuita que facilita el ingreso de la gente el día del evento. Lee los códigos QR de las entradas, con uno o varios dispositivos conectados a tu cuenta de Eventbrite. ¡Es fácil de usar y te brinda reportes precisos de tu evento! Conocé cuánta gente ingresó, cuántos lugares quedan libres, vendé en la puerta e ingresá a ese participante sin problemas, etc. Disponible para Android e iOS.

AppKrónos es ideal para el día del evento porque permite actualizar la agenda del evento, facilitar el networking entre los participantes, interactuar en tiempo real mediante votaciones o encuestas y mandar mensajes a los participantes. Si la integrás a Eventbrite podrás sincronizar los datos de los asistentes formando una potente y unificada base de datos.

Por último y no menos importante, el día del evento podés usar Facebook Live. Antes de que arranque el evento, podés transmitir en vivo y contar cómo se está dando todo, lograr que las personas que van llegando cuenten sus expectativas, que los oradores le hablen a la audiencia, etc. Es una manera de mantener al tanto del evento a las personas que no han podido asistir. Los espectadores pueden mandar emoticones de sensaciones (corazones, caritas, etc) y dejar también comentarios o preguntas. Esta transmisión se puede hacer desde una fanpage o desde un perfil personal y una vez que finaliza se puede guardar o borrar.

Fuente: © Original en: eventbrite.com